1.制定一个好计划
根据会议的级别，视需要而定。选择会议地点；根据会议的具体情况，确定是否将会议分成若干个子会场，选择子会场的位置，提前预约。设备调试会场布置。
2.设计和安排场馆布局
根据会议的具体情况。精心、周到地设计所有细节；根据需要，准备好会议所需的所有设备，提前放在指定位置；根据需要，提前为你调试好设备，进行演练，确保会议顺利进行。
3.印刷材料的设计和生产
设计印刷品的样式、内容和图案；提前将印刷品送到开会地点或指定地点。根据会议的具体需要。与会人员的交通运输应根据具体情况和人数进行安排。
4.为与会者提供餐饮
预订各种形式的聚餐：西餐、中餐、自助餐、宴会等。根据与会者的具体情况、会场和酒店位置，根据与会者的喜好。选择不同的就餐地点。参与者业余时间的安排