POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
国内互联网创新型第三方支付企业，支付将电子签名应用与POS刷卡系统相融合，实现了绿色环保的无纸化POS收单服务。电子签名的应用不仅可以有效节省时间、资金和纸张，还有助于提升服务效率和提高客户满意度，带来业务流程的简化以及工作效率的提高。通过支付提供的电子签名应用，无需再上传小票，不仅避免了额外的工作量，也限度地规避了因小票丢失无法确认交易的真实性，以及无法为商户结算造成的损失。支付的电子签名背后都有一系列的数字“防伪”，可避免持卡人的签名被盗用或是篡改。
整套的POS机除了硬件之外还需要一套收款用的软件。软件包括录入、销售、统计、打印、钱箱控制等功能，其实就是一个特定用途的小型数据库应用软件。
POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相对来讲价格会低许多，因为采用的外设不同价格也相对有浮动，近的POS价格在3000~3500，DIYPOS与电脑是有所不同的，不同的机箱、不同的显示器等，但电脑是能实现POS功能的，将电脑连接POS外设，即可实现POS功能，只不过是样式难看些。
使用POS机前需检查电源是否接通、打印机与主机是否连接正常、POS打印纸是否安装。操作员每天营业终了，应执行“日终处理”，特别注意，因某种原因需更换POS机时，必须先做完“日终处理”后才能关机进行更换。切勿因重复刷卡造成给持卡人重复扣帐。交易时，若签购单未打印出来，操作员应先选择“重打印”功能，如果重打印仍无法打印出凭证，应选“查询当前交易”功能，查询该笔交易的批次号和商户流水号，然后断电，检查打印机是否连接正确，重新拔插后，选择打印特定记录处理。