传真机将需发送的原件按照规定的顺序，通过光学扫描系统分解成许多微小单元（称为像素），然后将这些微小单元的亮度信息由光电变换器件顺序转变成电信号，经放大、编码或调制后送至信道。接收机将收到的信号放大、解码或解调后，按照与发送机相同的扫描速度和顺序，以记录形式复制出原件的副本。传真机按其传送色彩，可分为黑白传真机和按占用频带可分为窄带传真机（占用一个话路频带）、宽带传真机（占用12个话路、60个话路或更宽的频带）。占用1个话路的文件传真机，按照不同的传输速度和调制方式可分为以下几类：采用双边带调制技术，每页（16开）传送速度约6分钟的，称为一类机；采用频带压缩技术，每页传送速度约 3分钟的，称为二类机；采用减少信源多余度的数字处理技术，每页传送速度约 1分钟的，称为三类机；将可与计算机并网、能储存信息、传送速度接近于实时的传真机，定为四类机。按用途可分为气象图传真机、相片传真机、文件传真机、报纸传真机等。记录方式多用电解、电磁、烧灼、照相、感热和静电记录等。
传真机能直观、准确地再现真迹，并能传送不易用文字表达的图表和照片，操作简便，在军事通信中广泛应用。1842年，英国人A·贝恩提出传真原理。1913年，法国人E·贝兰（又译爱德华·贝兰）研制出台传真机。随着大规模集成电路、微处理机技术、信号压缩技术的应用，传真机正朝着自动化、数字化、高速、保密和体积小、重量轻的方向发展。